Crea documentos de compra a partir de XML en CONTPAQi® Comercial Premium
CONTPAQi® Comercial Premium permite utilizar los CFDI recibidos de los proveedores para agilizar la captura de documentos de compra. A partir de los archivos XML importados al sistema, es posible relacionar la información fiscal del comprobante con los proveedores, conceptos y productos o servicios registrados en la empresa.
En esta guía te mostramos el proceso completo, desde la importación de los CFDI hasta la generación y administración del documento de compra.
Importante: Las opciones y pantallas mostradas en esta guía corresponden al procedimiento documentado para la importación de CFDI versión 3.3.
1. Importar los CFDI recibidos
El primer paso consiste en incorporar al sistema los CFDI que hayas recibido de tus proveedores.
Dentro de CONTPAQi® Comercial Premium, dirígete a:
Movimientos → Movimientos CFDIs recibidos
Una vez dentro de esta sección, podrás iniciar la importación de los comprobantes mediante el botón Importar CFDIs. En esta misma ventana también encontrarás los CFDI que hayan sido incorporados al sistema.
¿Qué CFDI pueden importarse?
De acuerdo con el procedimiento de esta funcionalidad, la herramienta de importación está destinada a CFDI de ingresos.
También es importante verificar el RFC del receptor antes de realizar la importación. El sistema contempla diferentes opciones de validación:
- RFC de la empresa.
- RFC genérico XAXX010101000.
- Importación de CFDI con cualquier RFC, de acuerdo con la opción seleccionada.
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2. Configurar y ejecutar la importación
Después de seleccionar la opción Importar CFDIs, se abrirá la ventana desde la cual podrás indicar la ubicación de los archivos XML que deseas incorporar.
En esta ventana podrás seleccionar la ruta donde se encuentran los comprobantes y establecer las opciones relacionadas con la validación del RFC.
Una vez seleccionada la ruta y configuradas las opciones necesarias, haz clic en Procesar para iniciar la importación.
Durante este proceso, el sistema revisará los archivos encontrados en la ubicación seleccionada y determinará cuáles cumplen con las condiciones establecidas.
Al finalizar, se mostrará una ventana con el resultado del proceso.
Archivos XML y PDF
Cuando en la ruta de importación exista un archivo PDF con el mismo nombre que un XML, el sistema puede identificarlo como la representación impresa del CFDI.
En ese caso, el XML y el PDF se trasladarán a la carpeta correspondiente de CFDI de la empresa. El XML cambiará su nombre para utilizar el UUID del comprobante como identificador.
De esta forma, un CFDI puede quedar acompañado por sus archivos XML y PDF dentro de la carpeta de documentos fiscales.
3. Consultar los CFDI importados
Una vez concluida la importación, los comprobantes estarán disponibles en la sección Movimientos CFDIs recibidos.
Desde esta ventana podrás consultar los CFDI que ya fueron incorporados al sistema y seleccionar aquellos que deseas utilizar para generar documentos de compra.
Es importante considerar que esta vista muestra CFDI de tipo Ingreso.
Para consultar las opciones disponibles sobre un comprobante, haz clic derecho sobre el registro seleccionado.
Entre las opciones disponibles se encuentra Crear documento, que permite utilizar el CFDI seleccionado como base para generar el documento comercial correspondiente.
Importante: La opción Crear documento no genera por sí misma un nuevo CFDI fiscal. Su función es utilizar la información del comprobante recibido para generar el documento comercial.
4. Iniciar la generación de la compra
Con los CFDI ya importados, puedes comenzar la generación del documento de compra.
Selecciona el comprobante que deseas utilizar y haz clic derecho sobre él para elegir Crear documento. También puedes iniciar el proceso mediante la tecla Insert (Ins).
Al seleccionar esta opción, se abrirá la ventana Generación de documento a partir de un CFDI, donde podrás relacionar la información fiscal del comprobante con los datos comerciales de la compra.
5. Seleccionar o registrar al proveedor
Para generar la compra, el sistema necesita identificar al proveedor relacionado con el CFDI.
Si el RFC del emisor todavía no se encuentra registrado como proveedor, aparecerá una ventana preguntando si deseas darlo de alta.
Si el proveedor no está registrado
Al seleccionar Sí, podrás registrar un nuevo proveedor utilizando el RFC que aparece en el CFDI.
Esto permite aprovechar la información fiscal del comprobante para agilizar el alta del proveedor.
Si el proveedor ya existe
Si seleccionas No, podrás buscar y seleccionar manualmente un proveedor que ya se encuentre registrado en la empresa.
La búsqueda puede realizarse mediante los filtros disponibles y también utilizando la tecla F3.
6. Seleccionar el concepto de compra
Después de identificar al proveedor, deberás seleccionar el concepto que utilizarás para registrar la operación.
En el campo Concepto, selecciona un concepto configurado como Compra. Puedes utilizar F3 para consultar los conceptos disponibles.
El sistema mostrará únicamente los conceptos que se encuentren activos.
La configuración del concepto es importante, ya que posteriormente será utilizada para asociar el CFDI con el documento de compra.
7. Asociar los productos o servicios
El siguiente paso consiste en revisar los movimientos incluidos en el CFDI y relacionarlos con los productos o servicios registrados en CONTPAQi® Comercial Premium.
En la sección Movimientos del CFDI se mostrarán los conceptos incluidos en el comprobante.
Para cada movimiento deberás seleccionar el producto o servicio que corresponda dentro del catálogo de la empresa. La selección puede realizarse mediante F3.
¿Qué ocurre si el producto no existe?
Si el sistema no encuentra un registro que corresponda con la Clave SAT indicada en el CFDI, mostrará un aviso preguntando si deseas dar de alta un nuevo producto o servicio.
Si eliges Sí, podrás crear el registro correspondiente.
Si seleccionas No, podrás buscar y seleccionar manualmente uno de los productos o servicios que ya se encuentren registrados.
De esta manera, podrás relacionar cada movimiento del CFDI con el producto o servicio que utilizarás en el documento de compra.
8. Validar la Clave SAT
Uno de los puntos que conviene revisar antes de confirmar la compra es la correspondencia de la Clave SAT.
Cuando el producto seleccionado no coincide con la clave SAT que aparece en el CFDI, el sistema señalará la diferencia visualmente.
La correspondencia entre el producto seleccionado y la información fiscal del CFDI debe revisarse antes de generar el documento.
Si un movimiento aparece marcado como incorrecto, revisa nuevamente el producto o servicio seleccionado y verifica que corresponda con la información del comprobante.
9. Capturar el precio de compra y los códigos
Durante la captura de los movimientos puedes utilizar F6 para acceder a la información comercial relacionada con el producto o servicio.
Desde esta ventana podrás registrar, entre otros datos:
- Precio de compra al proveedor.
- Código del producto o servicio.
- Código utilizado por el proveedor.
El precio capturado podrá almacenarse en el listado de precios de compra del proveedor, facilitando futuras operaciones con el mismo proveedor.
10. Consideraciones sobre productos y servicios
No todos los productos pueden seleccionarse de la misma manera durante este procedimiento.
Para la generación de documentos a partir del CFDI existen restricciones relacionadas con productos que utilizan determinados criterios de control, entre ellos:
- Series.
- Lotes.
- Pedimentos.
- Unidades de medida y peso.
Por esta razón, si un producto utiliza alguno de estos mecanismos de control, es posible que no pueda seleccionarse mediante este proceso.
Si tienes dudas sobre la configuración de un producto, conviene revisar previamente su catálogo antes de intentar generar la compra.
Consideración: Mantener correctamente configurados los productos y servicios facilita la asociación de los movimientos del CFDI con el catálogo de la empresa.
11. Validar y generar la compra
Una vez que hayas revisado el proveedor, concepto, productos o servicios, precios y demás información del documento, selecciona Aceptar.
El sistema realizará las validaciones correspondientes antes de completar la generación.
Concepto no configurado para asociar CFDI
Si el concepto seleccionado no está configurado para asociar CFDI, el sistema mostrará una ventana de confirmación para actualizar su configuración.
Si aceptas la actualización, el proceso podrá continuar con la generación del documento.
Inconsistencias en la información
También pueden detectarse diferencias entre la información del CFDI y los datos capturados. Cuando esto ocurra, el sistema mostrará una confirmación antes de generar el documento.
Si decides continuar, el proceso seguirá con la generación de la compra. Si seleccionas No, regresarás a la ventana anterior para realizar las correcciones necesarias.
Una vez completado el proceso, se generará el documento de compra asociado al CFDI.
12. Generar una compra desde CFDI pendientes
Existe otra alternativa para trabajar con los CFDI recibidos que permanecen pendientes de procesar.
Desde un documento de Compra, abre el menú Opciones y selecciona Generar desde CFDI importado.
El sistema mostrará los CFDI disponibles para seleccionar el comprobante que deseas utilizar.
Selecciona el CFDI correspondiente y continúa con el proceso.
Una vez completada la operación, se generará el documento de compra y éste podrá abrirse automáticamente para su revisión.
13. Consultar el estado del CFDI después de generar la compra
Una vez que el documento de compra se genera correctamente, el CFDI utilizado deja de aparecer entre los comprobantes pendientes dentro de Movimientos CFDIs recibidos.
Esto permite identificar qué comprobantes ya fueron utilizados para generar un documento y cuáles todavía se encuentran pendientes de procesar.
De esta manera, el listado facilita el seguimiento de los CFDI recibidos y reduce el riesgo de utilizar accidentalmente un mismo comprobante para generar varias compras.
14. Eliminar una compra generada desde CFDI
Si posteriormente necesitas eliminar un documento generado mediante este procedimiento, debes tener en cuenta la opción No Modificable - Impreso.
Si intentas eliminar el documento mientras esta opción permanece activa, el sistema impedirá realizar la operación.
Para poder eliminarlo, deshabilita la casilla No Modificable - Impreso y posteriormente utiliza el botón Borrar.
Una vez eliminado el documento, el CFDI asociado volverá a aparecer en la ventana Movimientos CFDIs recibidos, por lo que nuevamente podrá identificarse como disponible para ser procesado.
Recomendaciones antes de generar tus compras desde XML
Antes de comenzar el proceso, considera los siguientes puntos:
Verifica el RFC
Comprueba que los CFDI correspondan al RFC de la empresa donde serán importados o que la configuración seleccionada permita el RFC que estás utilizando.
Mantén actualizado tu catálogo
Procura tener registrados correctamente los proveedores y productos o servicios que utilizarás para relacionar los movimientos de los CFDI.
Revisa las Claves SAT
Una diferencia entre la Clave SAT del CFDI y la del producto seleccionado puede generar una inconsistencia durante la generación del documento.
Revisa los precios de compra
Cuando sea necesario, utiliza la opción correspondiente para registrar el precio de compra y mantener actualizada la información comercial del proveedor.
Comprueba la configuración del concepto
Antes de generar la compra, verifica que el concepto esté activo y correctamente configurado para trabajar con CFDI.
Revisa los movimientos antes de aceptar
Antes de finalizar el proceso, comprueba que el proveedor, productos o servicios, cantidades, precios y demás información comercial sean correctos.
En resumen la conversión de XML a Compra
La generación de documentos de compra a partir de XML permite aprovechar la información contenida en los CFDI recibidos y reducir parte de la captura manual.
El proceso general puede resumirse de la siguiente manera:
Importar CFDI → Configurar la importación → Revisar comprobante → Identificar proveedor → Seleccionar concepto → Asociar productos o servicios → Validar Clave SAT → Revisar precios → Generar compra
Mantener correctamente configurados los proveedores, productos, conceptos y demás información necesaria ayudará a que el procedimiento sea más ágil y reducirá posibles inconsistencias durante la captura.
Si tu empresa recibe un volumen considerable de facturas de proveedores, esta funcionalidad puede facilitar el registro y seguimiento de las compras realizadas a partir de los CFDI recibidos.
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